Pourquoi Word n'affiche rien si vous ne lui montrez pas vos titres ?
Un sommaire automatique Word, c'est tous les titres qui atterrissent enfin au bon endroit, plus une seule touche point à tenir enfoncée pour aligner un numéro de page à l'œil. Cette astuce Word revient sans arrêt dans les rapports de bureau les plus longs, et c'est sans doute le geste de mise en page qui change le plus une fois qu'on l'a compris. Pas besoin d'une formation poussée sur Word pour y arriver : il faut surtout connaître deux ou trois réflexes utiles à la productivité au bureau, et les prendre dès la première page.
Avant d'y arriver, mes rapports ressemblaient à un tiroir mal rangé. Je tapais le nom du chapitre, puis je gardais le doigt sur la touche point jusqu'au bout de la ligne, en essayant d'aligner le numéro à l'œil, et le résultat dansait toujours un peu de travers. Le soir, quand la pièce autour de moi tombait dans le noir, il ne restait que cette lumière un peu bleutée de l'écran, celle qui donne aux mains une teinte presque grise à force de fixer des pointillés qui ne s'alignent jamais vraiment. Quand j'ai commencé à me former en autodidacte sur les logiciels de bureau, j'avais aussi essayé d'imprimer des fiches trouvées sur un blog de formation — sauf qu'elles ne correspondaient pas du tout à ma version d'Excel, les menus n'étaient jamais où le tutoriel les plaçait, et j'ai fini par comprendre qu'il valait mieux tester directement dans mon propre fichier que suivre une fiche générique.
Les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 : la seule chose que Word regarde
Voilà ce que j'ai fini par comprendre, et qui a tout changé : la table des matières automatique de Word ne regarde qu'une chose, les styles appliqués à vos paragraphes. Si un titre porte le style Titre 1, Titre 2 ou Titre 3, il apparaît dans le sommaire. S'il est simplement mis en gras ou agrandi à la main, aussi soigné soit-il à l'écran, Word ne le voit tout simplement pas, le texte reste invisible pour la table des matières, quelle que soit sa taille. C'est là toute la différence entre une mise en forme qui a l'air d'un titre et un vrai titre, au sens où Word l'entend.
Dans le ruban, ça se passe dans l'onglet Accueil, tout à droite, dans le groupe Styles — pas du tout dans l'onglet Références comme on pourrait le croire au premier abord. Sélectionnez votre titre de chapitre, cliquez sur Titre 1. Faites pareil pour vos sous-titres avec Titre 2, et ainsi de suite si votre rapport a plusieurs niveaux. Un rapport de plusieurs dizaines de pages au format de papier A4 standard (21 x 29,7 cm) mérite cette rigueur dès la structure, bien avant de penser à l'esthétique des titres. Sauter cette étape, et la table des matières reste vide, aussi complexe soit votre rapport.
Un style de titre garde aussi cette particularité de rester attaché à son paragraphe même si vous déplacez le texte plus loin dans le document — un peu comme une référence absolue dans un tableau, qui ne bouge pas, elle, quand on copie la formule ailleurs. Et si jamais votre sommaire pointe vers le mauvais endroit, ça ressemble beaucoup à ces erreurs de recherche qu'on croise dans un tableur quand une valeur n'existe pas exactement là où on la cherche : neuf fois sur dix, c'est un problème de structure plutôt qu'un bug du logiciel.
Personnaliser vos styles Word sans perdre la mise en page professionnelle
Ça, c'est mon avis un peu tranché sur la question : n'utilisez jamais les styles par défaut tels quels pour un rapport qui compte. Ce bleu électrique et cette police qui crie qu'on n'a touché à aucun réglage ne font pas sérieux sur un document destiné à être lu par d'autres. Un clic droit sur le style Titre 1 dans le ruban, puis Modifier — passez le texte en noir, ajoutez un peu d'espace avant et après. Comme la formule RECHERCHEV a besoin de ses arguments dans le bon ordre pour retrouver la bonne valeur — un point que j'aborde dans mon article sur comment corriger les erreurs RECHERCHEV quand la formule ne marche pas — Word a besoin que le nom du style reste identique après une personnalisation de couleur ou d'espacement, sinon le sommaire ne le reconnaît plus. Le résultat garde une allure sobre, loin du côté copie d'école des réglages d'usine, et surtout : ça ne change rien à la façon dont Word repère vos titres pour le sommaire, puisque c'est le nom du style qui compte, pas son apparence.
Un peu comme une règle de mise en forme conditionnelle qui change la couleur d'une cellule selon ce qu'elle contient, un style de titre change l'apparence du texte selon le niveau que vous lui donnez, sans qu'on ait à repasser dessus à la main à chaque fois. C'est ce genre d'automatisme qui fait gagner un peu de calme sur un document long, page après page.
La pagination compte aussi pour un sommaire fiable
Les marges par défaut d'un document Word tournent autour de deux centimètres et demi de chaque côté. C'est une norme un peu rigide, mais elle existe pour une raison simple : garder une lecture confortable et laisser de la place si le rapport finit imprimé et relié.
Une fois vos titres bien balisés, insérer le sommaire devient simple : direction l'onglet Références, puis Table des matières, et on choisit le premier modèle proposé. Les numéros s'alignent tout seuls, reliés par des pointillés d'une régularité qu'aucune touche point ne pourrait produire à la main. Ça suppose quand même que la pagination du document reste propre derrière — la différence entre un saut de page et un saut de section peut faire recalculer vos numéros n'importe comment si elle est mal posée, mais c'est un sujet assez dense pour mériter son propre article plutôt qu'un paragraphe ici.
Mettre à jour le sommaire quand le rapport bouge
Ajoutez trois pages au milieu du rapport, renommez le chapitre 3, et le sommaire ne bouge pas tout seul, c'est le moment où beaucoup de gens pensent, à tort, qu'enregistrer le fichier suffit à tout remettre d'aplomb. Pour actualiser la table des matières, il faut cliquer droit dessus et choisir Mettre à jour les champs ; enregistrer le fichier seul ne rafraîchit rien du tout. Il existe aussi un raccourci : sélectionnez le sommaire, appuyez sur F9, et Word recalcule tout en un instant.
Le principe rappelle un peu le publipostage, qui va chercher la bonne donnée dans la bonne colonne au bon endroit : ici, le sommaire va chercher le bon titre dans le bon style, sans qu'on ait besoin de lui indiquer où regarder à chaque mise à jour.
Ce qu'il faut retenir avant de se lancer
Retenez surtout ceci : un sommaire automatique ne fonctionne que si les titres portent un vrai style de titre, et il ne se met à jour que si on le lui demande explicitement. Le reste (la couleur, l'espacement, le modèle choisi dans Références) n'est que de la décoration autour de ces deux règles. Un rapport de trois pages mérite les mêmes styles dès la première ligne qu'un rapport de cinquante : la discipline ne coûte rien à prendre tôt, et elle évite ce moment gênant où un collègue remarque qu'un numéro de page ne correspond plus à rien. La prochaine fois qu'on vous demande un rapport un peu long, laissez la touche point tranquille, et configurez vos styles avant d'écrire la première phrase.