Un #N/A qui s'affiche dans une feuille Excel ne m'inquiète plus beaucoup, je sais où regarder, et ça se corrige en moins d'une minute. Une marge de reliure mal calculée sur un rapport de plusieurs dizaines de pages, c'est un problème de mise en page bien plus sournois : il ne se voit qu'une fois le dossier imprimé et perforé, quand il est trop tard pour revenir en arrière à l'écran. La correction, elle, tient en une seule case à cocher dans Word.
La première fois que ça m'est arrivé, je sortais à peine de l'imprimante un dossier qui m'avait pris des jours, et je l'ai regardé partir sous les dents de la perforatrice, impuissant, pendant que les trous mangeaient le début de chaque ligne. Ce n'est pas le genre d'astuce bureautique qu'une formation Word classique prend le temps d'expliquer ; on l'apprend en se coinçant les doigts dans une spirale, une fois, et plus jamais ensuite.
Pourquoi la marge par défaut craque dès qu'on relie un dossier
Word installe ses marges par défaut à 2,5 cm tout autour de la page, et sur l'écran, ça paraît large. Le format A4, celui qu'on utilise pour la quasi-totalité des dossiers administratifs en France, suit la norme ISO 216 : 21 cm de large sur 29,7 cm de haut, ni plus ni moins. Le problème, c'est que cette marge de 2,5 cm part du principe que rien ne viendra grignoter la page, ni spirale, ni anneaux, ni colle.
Une reliure spirale standard mange à elle seule environ 10 mm, soit 1 cm, uniquement pour les perforations et le passage du peigne. Si la marge reste à 2,5 cm sans rien ajouter, il ne reste plus que 1,5 cm de blanc avant que le texte ne commence. Visuellement, c'est déjà serré, et dans les faits, les premières lettres finissent coincées dans les anneaux.
Où se cache le réglage 'Marge de reliure' dans la mise en page Word
Ce réglage ne porte pas de gros bouton dans le ruban, et c'est sans doute pour ça qu'il reste ignoré par tant de gens qui tapent dans Word tous les jours. Il faut ouvrir l'onglet Mise en page, puis cliquer sur la petite flèche discrète en bas à droite du groupe, celle qui ouvre la boîte de dialogue complète. Au début, je n'avais même pas remarqué qu'elle servait à autre chose qu'agrandir la fenêtre ; j'ai dû cliquer dessus par accident pour comprendre ce qu'elle cachait.
Ma voisine Maïa, qui apprend ce genre de choses plus vite que moi mais veut toujours sauter une étape pour aller encore plus vite, a d'abord essayé de deviner le réglage sans ouvrir cette boîte de dialogue, en tirant simplement la marge de gauche à la souris. Le résultat ne tenait plus à l'impression suivante. Dans le champ Marge de reliure, il suffit d'indiquer 1 cm, de vérifier que la Position de la marge de reliure est bien sur Gauche, puis de valider. Il y a toujours ce petit décalage, une fraction de seconde où l'aperçu de la page n'a pas encore suivi le clic, avant que tout se recale sous les yeux. Ce que fait Word à ce moment-là est plus simple qu'il n'y paraît : il ajoute cet espace en plus de la marge de gauche existante, il ne la remplace pas, comme si on élargissait le trottoir sans toucher à la route, pour que le texte ne se fasse plus bousculer par la spirale.
Recto-verso : activer les marges en miroir pour que tout reste aligné
Sur un dossier imprimé en recto-verso, ajouter 1 cm de marge à gauche sur toutes les pages tourne vite au désastre une fois relié. La reliure se trouve à droite sur une page sur deux, celle qui devient la page de gauche quand le dossier est ouvert, et pas à gauche comme sur l'autre. Dans la même fenêtre de mise en page, sous la liste déroulante Afficher plusieurs pages, il faut choisir Marges en miroir. D'un coup, 'gauche' et 'droite' deviennent 'intérieur' et 'extérieur', et la marge de reliure s'applique toujours du bon côté, là où les pages se rejoignent. Pour un rapport qui doit avoir l'air sérieux, c'est ce réglage qui change tout, et si vous voulez pousser la lisibilité encore plus loin une fois les marges réglées, il y a aussi de quoi modifier l'interligne sur Word pour aérer vos textes.
Faut-il mettre une marge de reliure sur un document thermocollé ?
Non, pas de la même façon, et c'est le piège dans lequel on tombe en voulant trop bien faire. Une reliure thermique ou collée, avec sa couverture transparente et sa bande de colle chauffée au dos, ne retire presque rien à la page, contrairement à une spirale qui perfore physiquement le papier. Ajouter 1 cm de marge de reliure sur ce type de document crée un vide visuel à gauche, et ce vide pousse le lecteur à forcer l'ouverture du dossier pour compenser, jusqu'à casser la colle et faire tomber des pages. C'est un peu comme bourrer un tiroir avec un centimètre de mousse en trop : rien ne glisse plus correctement, et on s'étonne ensuite que ça coince. Pour une reliure collée, mieux vaut rester sur les marges standards, ou ajouter 2 à 3 millimètres au grand maximum.
Mon aide-mémoire selon le type de reliure, pour ne plus se tromper
Concrètement, voici ce que je retiens à chaque nouveau dossier à relier : une reliure spirale demande +1 cm de marge de reliure ; un classeur avec perforations en demande plutôt +1,5 cm, pour être certain que les trous ne mordent jamais sur le texte ; une reliure thermocollée se contente de 0 à 0,3 cm ; et dès qu'il y a du recto-verso dans l'histoire, les marges en miroir restent la seule option qui tienne la route. Ce sont trois chiffres à retenir, plus un réflexe, et ce sont eux qui évitent de tout réimprimer la veille d'un rendu.
J'ai longtemps cru que la solution la plus rapide était de récupérer le fichier Word déjà prêt d'un collègue et de coller mon propre texte à l'intérieur, marges comprises. Ça n'a jamais fonctionné : ses réglages de reliure étaient calés sur son nombre de pages et sur sa propre mise en forme, pas sur les miens, et dès que je changeais le contenu, tout se décalait de travers. Depuis, je garde plutôt un modèle de document Word à moi, avec ces réglages de reliure déjà en place, pour les dossiers qui reviennent souvent.
Pour finir un rapport long avant de l'envoyer à l'impression, d'autres petits réglages traînent encore sur la route : des styles de titre plutôt que du gras posé à la main, qui permettent ensuite de faire sortir un sommaire tout seul sans retaper une seule ligne ; un saut de section plutôt qu'un simple saut de page quand une partie doit changer d'orientation ou de numérotation ; une numérotation de pages qui ne doit démarrer qu'à partir d'une page précise ; ou encore une image qui refuse de rester à sa place dans le texte tant qu'elle n'est pas correctement ancrée. Même un publipostage mal relié à la mauvaise colonne d'une liste peut faire dérailler un envoi groupé.
Et côté Excel, d'autres soucis traînent encore. Une RECHERCHEV peut renvoyer #N/A parce que la colonne cherchée n'est pas là où on le pensait, ou une référence se décale toute seule quand on recopie une formule. Une règle de mise en forme conditionnelle arrête de se déclencher, une liste déroulante casse dès qu'on colle une valeur par-dessus, des doublons s'accumulent dans une liste de contacts. Un tableau croisé dynamique construit sur la mauvaise plage fausse tout le résultat, un calcul de délai entre deux dates tombe faux, une somme doit parfois respecter plusieurs conditions à la fois, et une colonne entière réclame d'être nettoyée sans la retaper à la main, sans parler des cellules qui mériteraient d'être verrouillées pour que personne ne les modifie par erreur. Rien de tout ça ne se règle depuis l'onglet Mise en page de Word, mais au moins, pour la reliure, je ne me fais plus surprendre par une perforatrice.